1. Inleiding

Mercurius College Delft verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. Mercurius College Delft vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Mercurius College Delft is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze privacy toelichting leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.

Contactgegevens Privacy Officer Mercurius College
privacy@mercuriuscollege.nl

Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming:
Randall
0172 78 50 75
randall@privacyopschool.nl

2. Waarom verwerkt de school gegevens van uw kind?

De school van Mercurius College Delft waar uw kind onderwijs volgt, verwerkt persoonsgegevens van uw kind om hun verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo heeft de school bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast heeft de school de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.

De school verwerkt gegevens van uw kind voor onder andere het nakomen van hun wettelijke verplichtingen.

Gegevens die hier niet aan voldoen zal de school alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).

3. Welke gegevens verwerkt de school van uw kind?

De school verwerkt diverse soorten gegevens, waarvan de school de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders heeft gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor de school noodzakelijke gegevens te verstrekken, kan de school zijn verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij de school van uw keuze.

Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kun u terugvinden onderaan deze toelichting bij 5. Categorieën van persoonsgegevens.

Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerkt de school ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat de school adequaat kan optreden in noodsituaties. De scholen binnen Mercurius College Delft zullen u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

4. Hoe gaat de school om met de gegevens van uw kind?

Bij het verwerken van de gegevens gaat de school altijd uit van noodzakelijkheid, de school zal niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om hun rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen worden gebruikt voor andere doeleinden dan in deze toelichting worden genoemd.

In een aantal gevallen is de school, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere: DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.

De school kan commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op het eigen netwerk wordt opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Mercurius College Delft. Met deze organisaties sluit Mercurius College Delft overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

De school zal de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zal de school de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaart de school de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. De school hanteert hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Als u er belangstelling voor heeft kan de directeur van de school u een overzicht hiervan geven.

5. Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar?

Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van de school waar uw kind onderwijs volgt. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. De school zal er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee de school deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.

Als u de school verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zal de school toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houdt de school zich aan de wettelijke voorschriften en kijkt bijvoorbeeld of de school geen wettelijke plicht heeft om de gegevens te bewaren.

Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die de school van uw kind verwerkt en van u heeft ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.

De school waar uw kind onderwijs volgt zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

6. Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens:

Categorie	Toelichting
Contactgegevens	1a: naam, voornaam, e-mail, opleiding (bv. sector techniek); 1b: geboortedatum, geslacht; 1c: overige gegevens te weten: adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen;
Leerlingnummer	Leerling nummer een administratie-nummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder categorie 1
Nationaliteit en geboorteplaats
Ouders, voogd	contact gegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen (naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e-mailadres)
Medische gegevens	gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed
Studievoortgang	gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde studieresultaten te weten: Begeleiding leerling ( inclusief ontwikkelperspectief OPP) Aanwezigheidsregistratie Medisch dossier (papier) Klas, leerjaar, opleiding
Onderwijsorganisatie	gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen ook lesroosters, boekenlijsten, schoolpasjes enz.
Financiën	gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders)
Beeldmateriaal	foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming. Let op: Voor pasfoto voor identificatie- doeleinden is geen toestemming nodig (schoolpas en als aanvulling op het dossier).
Docent /zorgcoördinator/ intern begeleider/ decaan / mentor	gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen
BSN (PGN)	In het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN). Ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie.
Keten-ID (Eck-Id)	Unieke iD voor de ‘educatieve contentketen’. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten

Versie: oktober 2024

Voor ons privacyreglement klik hier.

Voor ons Responsible Disclosure klik hier.